Pencarian dan Pengumpulan LoA ( 1 Agustus 2018-20 September 2018)

Setelah dinyatakan lolos primary screening, saatnya mempersiapkan diri untuk secondary screening. Tahap seleksi di secondary screening ini adalah seleksi berkas saja, namun dilakukan di MEXT pusat di Jepang. Di sana, berkas kita akan dibandingkan dengan pelamar dari negara lain. Di tahap ini, berkas tambahan yang kita harus segera siapkan adalah Letter of Acceptance dari universitas yang kita tuju. Di tahun 2018, para calon kandidat diberi waktu hingga 2 Oktober 2018 untuk mengumpulkan LoA kembali ke Embassy. Meskipun begitu, biasanya tiap tahun universitas di Jepang hanya mau menerima aplikasi LoA sebelum tanggal 25 Agutus. Jadi memang harus segera. Pada dasarnya, segala hal mengenai secondary screening akan dijelaskan pada saat wawancara.

Setelah lolos primary screening, umumnya calon kandidat harus melakukan 4 hal.

     1. Mengumpulkan kembali berkas berkas dokumen beasiswa ke Kedutaan, yang akan dikirimkan ke MEXT pusat.
     2.  Mengambil berkas dokumen kita dulu yang telah dicap oleh Kedutaan Jepang, yang akan digunakan untuk melamar LoA
     3.    Mengambil Primary Screening Certificate untuk melamar LoA
     4.    Melamar dan mengumpulkan LoA yang sudah kita dapatkan ke Kedutaan

Untuk melamar LoA ke universitas di Jepang, kita harus melampirkan berkas kita (iya yang dulu dikirim ke Embassy) yang telah dicap oleh Kedutaan Jepang di Indonesia + sertifikat primary screening. Saya diminta mengambil sertifikat lolos primary screening tanggal 31 Juli, yang mana baru bisa saya ambil tanggal 1 Agustus. Supaya efisien, saya melakukan poin 1 sampai 3 bersamaan. Saya datang ke Embassy untuk mengumpulkan berkas berkas saya yang sudah saya buat ulang sekaligus mengambil berkas + sertifikat primary screening untuk melamar LoA. 

    1.   Mengumpulkan kembali berkas berkas dokumen beasiswa ke Kedutaan, yang akan dikirimkan ke MEXT pusat.

Ini sepertinya sudah jelas ya, tinggal kita print ulang semua berkas yang kita kumpulkan pada seleksi berkas April sebelumnya. Berkas tambahan yang harus kita kumpulkan selain itu adalah health certificate, yang templatenya sudah disediakan oleh Embassy.  Pada saat itu saya membuat health certificate di salah satu rumah sakit internasional di Jogja. Kemudian tanggal 1 pagi saya pergi ke Embassy untuk submit semua berkas tersebut. Sesampainya disana, berkas saya dicek dan diperiksa kembali oleh staff Embassy untuk memastikan bahwa sudah dibuat dan diurutkan dengan benar. Setelah clear, saya diminta untuk menandatangani semacam absensi untuk mencatat bahwa saya sudah mengumpulkan berkas berkas tersebut.

     2.   Mengambil berkas dokumen kita dulu yang telah dicap oleh Kedutaan Jepang, yang akan digunakan untuk melamar LoA

Ini juga sudah jelas ya, jadi sekaligus mengumpulkan berkas saya juga mengambil berkas berkas saya yang sudah distamp oleh Embassy. Biar sekali mendayung dua tiga pulau terlampaui hahaha.

     3.   Mengambil Primary Screening Certificate untuk melamar LoA

Ini juga tinggal diambil saja.

     4.   Melamar dan mengumpulkan LoA yang sudah kita dapatkan ke Kedutaan

Nah ini dia yang paling membutuhkan kesabaran; melamar LoA. Pada saat itu saya sudah menentukan 3 pilihan universitas, termasuk graduate school dan professornya. 3 pilihan tersebut adalah (1) Waseda University GSAPS, (2) Ritsumeikan University GSIR dan (3) Kobe University GSICS. Saya memilih ke 3 universitas ini mempertimbangkan ketersediaan research group dan professor yang sesuai dengan topik riset saya. Bagaimana tahap mencari LoA sebagai pelamar Monbukagakusho G to G?

a)    Cek website masing masing universitas/graduate school/laboratorium mengenai prosedur permohonan LoA, karena masing masing universitas mungkin memiliki kebijakan yang berbeda. Juga, tiap tiap univ menghabiskan waktu yang berbeda untuk merilis LoA bagi pelamar, bisa dari 2 minggu sampai 1,5 bulan.
b)    Scan semua berkas yang diperlukan dan kirimkan ke e-mail  tercantum di web universitas
c)    Tunggu e-mail konfirmasi bahwa berkas kita sudah masuk di sistem
d)    Tunggu sampai kita mendapat e-mail bahwa LoA kita sudah dikirim via pos. Dalam kasus saya, pihak universitas sealu memberi tracing code supaya saya bisa pantau proses pengirimiannya. LoA saya pada saat itu dikirim via EMS dan Nippon Courier.

Perlu dicatat bahwa tiap universitas memerlukan waktu yang berbeda beda untuk mengeluarkan LoA. Pengalaman saya, berkas saya diterima Waseda University tanggal 3 Agustus dan LoA dikirim 3 September, sampai Indonesia 7 September 2018. Untuk Ritsumeikan University, berkas saya masuk ke sistem tanggal 7 Agustus dan LoA dikirim 12 September 2018, sampai Indonesia 18 September. Sedangkan untuk Kobe University, berkas saya kirimkan tanggal 2 Agustus dan LoA dikirimkan ke Indonesia tanggal 8 Agustus, sampai Indonesia tanggal 13 Agustus 2018. Ya, 6 hari langsung dikirim^_^. 

Alhasil, 18 September 2018, ketiga LoA tersebut Alhamdulillah sudah di tangan dan tanggal 20 September 2018 sudah disubmit ke Kedutaan Jepang. Tinggal menunggu pengumuman secondary screening di bulan Desember!

Comments

  1. Replies
    1. Iya kak, alhamdulillah pas rezekinya diterima di ketiga-tiganya

      Delete
  2. Salam sejahtera kak.

    Membaca tulisan kakak, ada beberapa hal yang mau aku tanyakan.

    Pada postingan kakak sebelumnya, kakak cerita bahwa kakak mengontak banyak profesor dengan menerima berbagai jawaban. Jadi, apakah ada profesor yang menyatakan akan menerima kakak pada saat itu? Karena aku takut jika kita sudah lolos primary screening dan ternyata ditolak oleh universitas atau profesor yang kita minati sehingga tidak mendapatkan LoA.

    Selain itu, pada postingan kakak saat mengontak profesor, kakak menuliskan nama profesor yang sesuai bidang kakak walau belum memiliki hubungan personal dengan profesor tersebut. Apakah kita boleh melakukannya kak?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Salam kak Brendha.

      Untuk pertanyaanya, jawabannya beragam kak, tapi rata-rata yang "menerima" lebih ke "kalau bisa lolos seleksi masuk sebagai research student/mahasiswa" universitas itu beliau akan menerima.

      Karena soshum, jadi tidak laboratory-based, kadang ada beberapa kampus yang bahkan tidak membolehkan kita kontakan sama calon spv, jadi semua dikasih ke sistem. Untuk kasus ini. aku minta izin sama academic officenya untuk mencantumkan nama senseinya di form, dan dibolehkan.

      Tapi rata-rata untuk skema research student lebih fleksibel dapat LoAnya, karena kita belum jadi mahasiswa reguler di kampus itu. Jadi more likely akan dapat LoA, terlebih udah lolos primary screening via kedubes. Selain itu, kita juga diberi 3 slot pilihan kalo belum berubah peraturannya, jadi ada back-up choicesnya.

      Aku waktu itu tulis aja karena memang ada professor yang mengizinkan aku pake nama beliau di form dan beliau mau menerima aku jadi calon bimbingannya, dan khusus kampus yang gak membolehkan kontakan sama sensei, aku udah izin sama academic officenya dan dibolehkan juga kak.

      Tapi karena ini sifatnya regulasi juga, untuk jawaban resmi bisa ditanyakan ke kedubes juga ya kak, takutnya udah ada perubahan peraturan dsb.

      Semoga membantu ya kak!

      Delete

Post a Comment